{"id":15414,"date":"2024-02-29T07:00:00","date_gmt":"2024-02-29T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ea-rlp.de\/?p=15414"},"modified":"2024-02-29T07:00:00","modified_gmt":"2024-02-29T06:00:00","slug":"mit-wenigen-klicks-zur-gewerbeanmeldung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/neu.ea-rlp.de\/index.php\/2024\/02\/29\/mit-wenigen-klicks-zur-gewerbeanmeldung\/","title":{"rendered":"Mit wenigen Klicks zur Gewerbeanmeldung"},"content":{"rendered":"\n

Puderbach (Westerwald) – Die Anmeldung des eigenen Handwerksbetriebes, die Abmeldung bei Eintritt in den Ruhestand oder die Verlegung einer Gastst\u00e4tte – all das sind allt\u00e4gliche Vorg\u00e4nge, die oft mit b\u00fcrokratischem Aufwand verbunden sind. In vielen Regionen bedeutet dies das Ausf\u00fcllen von Papierformularen. Die Verbandsgemeinde Puderbach im Westerwald setzt dagegen bereits auf zeitgem\u00e4\u00dfe Digitalisierung durch ein benutzerfreundliches Webportal.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

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Mit eigenem System passend zum Fachverfahren<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

In der Verbandsgemeinde ist bereits seit l\u00e4ngerem eine Software f\u00fcr das Fachverfahren Gewerbeverwaltung im Einsatz. F\u00fcr die digitale Gewerbemeldung wird ein Webportal des gleichen Anbieters genutzt. Damit werden die Daten aus den Gewerbemeldungen direkt in das Fachverfahren \u00fcbernommen. F\u00fcr die Verwaltung entf\u00e4llt das l\u00e4stige Abtippen der ausgef\u00fcllten Formulare. Die B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger der Verbandsgemeinde k\u00f6nnen mit dem Online-Gewerbedienst ihr Gewerbe weitgehend digital an-, um- und abmelden. Dabei werden sie Schritt f\u00fcr Schritt durch den Prozess gef\u00fchrt. So ist sichergestellt, dass keine wichtigen Angaben fehlen. Auch die Zahlung der Verwaltungsgeb\u00fchr ist digital m\u00f6glich. Lediglich eine Unterschrift und ein Scan des Personalausweises verweisen noch auf die analoge Welt. Dies ist leider noch notwendig, solange die eID (elektronische Identit\u00e4t, also die digitale Version des Personalausweises oder Reisepasses) noch nicht fl\u00e4chendeckend im Einsatz ist.<\/p>\n\n\n\n

Beschreibung des Projektes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Verbandsgemeinde Puderbach hat w\u00e4hrend der COVID-Pandemie erfolgreich ein Terminvergabesystem eingef\u00fchrt. Angespornt durch diesen Erfolg suchte die Verwaltung nach weiteren Bereichen f\u00fcr eine effiziente Digitalisierung. Die Wahl fiel auf das Gewerbemeldewesen, da es sich hierbei um einen vergleichsweise abgeschlossenen Themenbereich handelt.<\/p>\n\n\n\n

Als m\u00f6gliche Plattform f\u00fcr die Online-Gewerbemeldung wurde zun\u00e4chst Civento in Betracht gezogen. In der Verbandsgemeinde war jedoch bereits seit l\u00e4ngerem eine Software f\u00fcr das Fachverfahren Gewerbeverwaltung im Einsatz. Civento bot zu diesem Zeitpunkt keine passende Schnittstelle zu diesem Fachverfahren. Daher wurde der Anbieter der Software f\u00fcr das Fachverfahren angefragt. Dieser hatte bereits seit einiger Zeit eine entsprechende L\u00f6sung f\u00fcr digitale Gewerbemeldungen im Angebot und war gerade dabei, sein System umzustellen. So konnte die Verbandsgemeinde Puderbach noch Verbesserungsvorschl\u00e4ge einbringen.<\/p>\n\n\n\n

So wurde beispielsweise auf ein Anmeldesystem mit Benutzerkonto zur Authentifizierung verzichtet, da dies der Verwaltung zu aufw\u00e4ndig erschien. Zudem soll in absehbarer Zeit mit der Bund-ID ein solches System ausgerollt werden, so dass dieses Anmeldesystem hinf\u00e4llig wird. Stattdessen m\u00fcssen die Nutzerinnen und Nutzer ihren Personalausweis und ihre Unterschrift zur Authentifizierung einscannen und bei der Gewerbeanmeldung hochladen.<\/p>\n\n\n\n

Ein entscheidender Vorteil f\u00fcr die Verwaltung ist, dass die Daten der Gewerbeverwaltung nahtlos in die Fachverfahrenssoftware integriert werden k\u00f6nnen. Dies erleichtert nicht nur den Verwaltungsprozess erheblich, sondern stellt auch sicher, dass die Informationen direkt und korrekt in die zust\u00e4ndigen Systeme \u00fcbernommen werden.<\/p>\n\n\n\n

Wie funktioniert es?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Der Online-Gewerbedienst der Verbandsgemeinde Puderbach<\/a> bietet den B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger eine unkomplizierte M\u00f6glichkeit, nahezu alle Belange der Gewerbemeldung bequem online zu erledigen. Im \u00fcbersichtlichen Hauptmen\u00fc stehen die drei Optionen An-, Um- und Abmeldung zur Auswahl. Durch die Auswahl einer dieser Optionen wird der Nutzer durch den jeweiligen Vorgang gef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

Jede der folgenden Seiten befasst sich mit einem bestimmten Thema, zum Beispiel dem Meldegrund oder der Adresse der Betriebsst\u00e4tte. Durch die Verwendung von Pflichtfeldern und optionalen Feldern wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Angaben gemacht werden. Nur bei vollst\u00e4ndigen Angaben kann der Prozess fortgesetzt und zur n\u00e4chsten Seite \u00fcbergegangen werden. Der Online-Gewerbedienst \u00e4hnelt damit anderen bekannten Online-Formularen, z. B. f\u00fcr Hotelbuchungen oder Anmeldungen zu Fortbildungsveranstaltungen.<\/p>\n\n\n\n

Auch die Zahlung der Verwaltungsgeb\u00fchr ist online m\u00f6glich, so dass fast der gesamte Prozess digitalisiert ist. Lediglich an zwei Stellen besteht noch eine Verbindung zur analogen Welt: Zur Best\u00e4tigung der Identit\u00e4t m\u00fcssen der Personalausweis und eine Unterschrift eingescannt und hochgeladen werden. Hierf\u00fcr reicht jeweils eine Bilddatei, so dass theoretisch auch die Kamera des Smartphones genutzt werden kann. Die Best\u00e4tigung des Meldevorgangs wird anschlie\u00dfend noch per Post zugestellt.<\/p>\n\n\n\n

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Ein Blick in den Online-Gewerbedienst: In der oberen Zeile sieht man, welche Teile der Anmeldung man bereits ausgef\u00fcllt hat. So beh\u00e4lt man die \u00dcbersicht \u00fcber den ganzen Vorgang. Im Mittelteil sieht man die Formularfelder zum Ausf\u00fcllen, hier gerade zur Adresse der Betriebsst\u00e4tte. Am unteren Rand werden die noch offenen Pflichtfelder angezeigt. So wei\u00df man, welche Angaben noch zu machen sin<\/em><\/span>d.<\/span><\/i><\/p>\n\n\n\n

Aus Sicht der Verwaltung ist das System leider noch etwas analog. Da derzeit noch kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingef\u00fchrt ist, erfolgt die Ablage der Identifikationsnachweise noch klassisch mit Ausdrucken und Abheften. Die Daten aus der Meldung werden jedoch bereits \u00fcber eine Schnittstelle direkt in das Fachverfahren der Gewerbeverwaltung \u00fcbernommen. Dies zeigt den schrittweisen \u00dcbergang zu einer modernen, digitalisierten Verwaltungspraxis.<\/p>\n\n\n\n

Was hat sich durch das Projekt ge\u00e4ndert?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Der neue Online-Gewerbedienst wird von den B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrgern gut angenommen. Es rufen zwar noch einige an oder melden ihr Gewerbe offline an, aber bereits ungef\u00e4hr 40 % nutzen die Online-Gewerbemeldung.<\/span>

Auf Seiten der Verwaltung wird das System als Arbeitserleichterung empfunden. Insbesondere l\u00e4stige T\u00e4tigkeiten wie das Abtippen von ausgef\u00fcllten Formularen geh\u00f6ren der Vergangenheit an. Derzeit mag die Zeitersparnis noch nicht signifikant sein, dies soll sich jedoch mit der zuk\u00fcnftigen Anbindung des Systems an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) \u00e4ndern. Damit werden nicht nur die Prozesse weiter optimiert, sondern auch die Arbeitsabl\u00e4ufe effizienter gestaltet. Die Verwaltung blickt zuversichtlich in die Zukunft, in der die digitale Transformation weitere positive Auswirkungen auf die Arbeitsweise haben wird.<\/span><\/p><\/p>\n\n\n\n

So wurde es gemacht<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Ziel<\/h3>\n\n\n\n

Nach der erfolgreichen Einf\u00fchrung der Online-Terminvergabe h\u00e4uften sich die Anfragen nach weiteren Digitalisierungsma\u00dfnahmen. Da bisher noch kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) implementiert war, suchte die Verwaltung nach einem abgeschlossenen Bereich, der sinnvoll und eigenst\u00e4ndig digitalisiert werden konnte. Gleichzeitig sollte die Digitalisierung nach au\u00dfen wirken, um den Bedarf f\u00fcr weitere Modernisierungen zu decken. <\/p>\n\n\n\n

Die Wahl fiel schlie\u00dflich auf den Bereich der Gewerbemeldungen. Dieser wurde strategisch ausgew\u00e4hlt, da die zugeh\u00f6rigen Prozesse sowohl aus Nutzer- als auch aus Sachbearbeitersicht optimal digitalisiert werden konnten. Ziel war es, einen m\u00f6glichst reibungslosen und effizienten digitalen Prozess zu schaffen, der sowohl den Anforderungen der B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger als auch der Verwaltung gerecht wird.<\/p>\n\n\n\n

Vorgehen<\/h3>\n\n\n\n

Im Fr\u00fchjahr 2023 wurden verschiedene Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr die Online-Gewerbemeldung evaluiert, darunter auch Civento, das bereits in verschiedenen Kommunen im Einsatz ist, aber zu diesem Zeitpunkt noch keine Schnittstelle zu dem in der Verbandsgemeinde Puderbach eingesetzten Fachverfahren bot.<\/p>\n\n\n\n

 Daraufhin wurde der Anbieter der Fachverfahrensl\u00f6sung kontaktiert. Dieser hatte bereits eine L\u00f6sung f\u00fcr eine entsprechende Plattform im Repertoire, die er gerade auf ein neues Konzept umstellte. Somit hatte die Kommune die M\u00f6glichkeit, auch ihre Erfahrungen in die Entwicklung einflie\u00dfen zu lassen. Aufgrund dieser M\u00f6glichkeit, der guten Erfahrungen mit dem Anbieter und der \u00fcberschaubaren Kosten wurde diese L\u00f6sung ausgew\u00e4hlt.<\/p>\n\n\n\n

Anschlie\u00dfend wurden die genauen Spezifikationen zwischen der Projektleitung, der Fachabteilung, der IT-Abteilung und dem Anbieter besprochen. So wurde z.B. die Authentifizierung der Benutzer \u00fcber ein Benutzerkonto diskutiert. Dies wurde jedoch letztendlich verworfen. Die Einrichtung eines Benutzerkontos w\u00fcrde eine weitere H\u00fcrde f\u00fcr die Nutzung des Angebots darstellen, zumal es noch zu wenige andere Angebote f\u00fcr das Benutzerkonto gibt. Zudem werde die Bund-ID in absehbarer Zeit fl\u00e4chendeckend f\u00fcr Verwaltungsdienstleistungen eingef\u00fchrt. Stattdessen sollten die Nutzer zur Authentifizierung ein Bild ihres Personalausweises und ihre Unterschrift hochladen.<\/p>\n\n\n\n

Es folgte eine interne Testphase, in der die Funktionalit\u00e4t des Dienstes sowie die Online-Bezahlfunktionen f\u00fcr Geb\u00fchren getestet wurden. Gerade letzteres war wichtig, um die internen Geldfl\u00fcsse korrekt verbuchen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Seit April 2023 ist der Online-Gewerbemeldedienst der Verbandsgemeinde Puderbach<\/a> nutzbar.<\/p>\n\n\n\n

Aufwand<\/h3>\n\n\n\n

Der finanzielle Aufwand f\u00fcr die Einf\u00fchrung lag zwischen 2.000 und 3.000 Euro. Die laufenden Kosten werden im Rahmen der Kosten f\u00fcr das Fachverfahren abgebildet. Der personelle Aufwand f\u00fcr die IT-Abteilung der Verwaltung ist gering und erfolgt im Rahmen des normalen laufenden Betriebes.<\/p>\n\n\n\n

Verantwortliche<\/span><\/b><\/h3>\n\n\n\n

Die Umsetzung erfolgte durch die Projektleitung in enger Abstimmung mit der Fachabteilung. Sie organisierte insbesondere die Testphase. Dabei koordinierte die Projektleitung auch die Zusammenarbeit mit der Gemeindekasse. Die Software selbst wurde durch den Anbieter implementiert. Die Anbindung der Meldeplattform an das Fachverfahren erfolgte durch den Anbieter und die IT-Abteilung. Ansonsten wurde die IT-Abteilung nur in Einzelf\u00e4llen bzw. beratend hinzugezogen.<\/p>\n\n\n\n

Erfolgsfaktoren<\/h3>\n\n\n\n

Ein gro\u00dfer Vorteil war, dass die Initiative von der zust\u00e4ndigen Abteilung ausging. Dies f\u00fchrte zu einer hohen Motivation bei der Umsetzung und sp\u00e4teren Nutzung. Dazu trug auch die gute Anbindung an das bekannte Fachverfahren und die Zusammenarbeit mit dem bereits bekannten Softwareanbieter bei. Durch die gute Zusammenarbeit mit dem Anbieter konnten auch einige f\u00fcr die Verwaltung wichtige Aspekte in der Software umgesetzt werden, wie z.B. der Ausdruck der Ausweisdokumente mit nur einem Mausklick.<\/p>\n\n\n\n

Stolpersteine<\/h3>\n\n\n\n

Die derzeitige L\u00f6sung f\u00fcr die Zahlung der Verwaltungsgeb\u00fchren ist noch schwierig. Sie basiert auf ePay21 und ist nicht gut in die Systeme der Verwaltung integriert und mit erh\u00f6htem Aufwand verbunden. Hier wird auf die Bund-L\u00e4nder-L\u00f6sung EpayBL gewartet, die diese Problematik beseitigen soll.<\/p>\n\n\n\n

Ebenso fehlt noch die Integration in ein DMS, um den gesamten Prozess auf Verwaltungsseite digital zu gestalten. An der Einf\u00fchrung eines DMS wird jedoch bereits gearbeitet.<\/p>\n\n\n\n

Leider ist der Online-Gewerbemeldedienst noch nicht so bekannt, dass die Mehrzahl der Gewerbemeldungen dar\u00fcber erfolgt. Daher soll das Angebot nochmals beworben werden.<\/p>\n\n\n\n

Ansprechpartner<\/span><\/b><\/span><\/h3>\n\n\n\n

Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, k\u00f6nnen Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:<\/p>\n\n\n\n

Verbandsgemeindeverwaltung Puderbach
Digitalisierungsbeauftragter
Lukas Kleinfeld
Tel: 02684 858-502
E-Mail: lukas.kleinfeld@puderbach.de<\/a><\/p>\n\n\n\n

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F\u00fcr die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Der „Digital-Newsletter“ wird unterst\u00fctzt von:<\/p>\n\n\n\n

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Teile dieses Artikels wurden auf Basis von \u00c4nderungsvorschl\u00e4gen einer KI-Assistentin \u00fcberarbeitet, um den Text pr\u00e4ziser und lesefreundlicher zu gestalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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