{"id":15630,"date":"2024-04-25T07:00:00","date_gmt":"2024-04-25T05:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ea-rlp.de\/?p=15630"},"modified":"2024-04-25T07:00:00","modified_gmt":"2024-04-25T05:00:00","slug":"auszubildende-als-multiplikatoren-fuer-die-digitale-verwaltung-foerdern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/neu.ea-rlp.de\/index.php\/2024\/04\/25\/auszubildende-als-multiplikatoren-fuer-die-digitale-verwaltung-foerdern\/","title":{"rendered":"Auszubildende als Multiplikatoren f\u00fcr die digitale Verwaltung f\u00f6rdern"},"content":{"rendered":"\n

Jockgrim (Pfalz) – In einem viermonatigen Projekt haben Auszubildende der Verbandsgemeindeverwaltung Jockgrim eine L\u00f6sung entwickelt, wie Kolleginnen und Kollegen ihre Ideen zur Digitalisierung einbringen k\u00f6nnen. Ihr Ergebnis: Die \u201eDigitale Ideenwerkstatt\u201c ist \u00fcber das Intranet zug\u00e4nglich und erm\u00f6glicht es Mitarbeitenden, unkompliziert Feedback zu geben. Die Auszubildenden sammelten dabei Erfahrungen im Projektmanagement und die Verwaltung hat einen weiteren Weg f\u00fcr R\u00fcckmeldungen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

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Foto: Verbandsgemeinde Jockgrim<\/em><\/p>\n\n\n\n

Innovativer Kompetenzaufbau: Die Azubi-Projekte der Verbandsgemeinde Jockgrim<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Projektorientiertes Arbeiten, Teamf\u00e4higkeit und Kommunikation gewinnen in der heutigen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Die Auszubildenden der Verbandsgemeinde Jockgrim werden deshalb im Rahmen ihrer Ausbildung immer wieder mit der Umsetzung von Projekten betraut.<\/p>\n\n\n\n

Bei einem dieser Projekte organisierten sie beispielsweise den Messeauftritt der Verwaltung, indem sie den Stand planten, Informationsmaterial bereitstellten und den Stand betreuten. Die Besucher erhielten so Einblicke aus erster Hand und die Verwaltung pr\u00e4sentierte sich als moderner Ausbildungsbetrieb. Die Auszubildenden erweiterten ihre Projektmanagementf\u00e4higkeiten und erfuhren Wertsch\u00e4tzung f\u00fcr ihre Arbeit.<\/p>\n\n\n\n

Das Konzept der Azubi-Projekte war so erfolgreich, dass es im Rahmen der digitalen Transformation der Verwaltung genutzt werden sollte. So entstand die Idee des Azubi-Projektes \u201eDigitalisierung\u201c.<\/p>\n\n\n\n

Beschreibung des Projektes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Verbandsgemeinde Jockgrim befindet sich wie die gesamte \u00f6ffentliche Verwaltung auf dem Weg der digitalen Transformation. Ein wichtiger Aspekt dabei ist, die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden zu st\u00e4rken.<\/p>\n\n\n\n

Hier setzte das Azubi-Projekt \u201eDigitalisierung\u201c bereits in der Ausbildung an. Aufbauend auf den positiven Erfahrungen vorangegangener Azubi-Projekte sollte es zum einen die Auszubildenden mit dem Thema Digitalisierung vertrauter machen und bei ihnen das notwendige Mindset f\u00f6rdern: interdisziplin\u00e4re Zusammenarbeit, selbstst\u00e4ndiges Arbeiten und kreatives, l\u00f6sungsorientiertes Denken. Zum anderen sollte mit dem Projekt ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung digitale Verwaltung umgesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n

Die Auszubildenden hatten im Pilotprojekt, die Aufgabe, ein verwaltungsinternes Tool bzw. Veranstaltungsformat zu entwickeln und umzusetzen, mit dem W\u00fcnsche, Ideen und Kritik zum Thema \u201eDigitalisierung\u201c eingebracht werden k\u00f6nnen. Das Ergebnis war das Online-Tool \u201eDigitale Ideenwerkstatt“, eine Art digitales Feedback-Formular im Intranet.<\/p>\n\n\n\n

Die Auszubildenden planten und entwickelten nicht nur das Tool selbst, sondern auch die Werbekampagne zu dessen Einf\u00fchrung. Um den kollegialen Charakter des Tools zu unterstreichen, wurde eine pers\u00f6nliche Ansprache aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gew\u00e4hlt – die Auszubildenden verteilten Informationsflyer und Give-aways.
Das Projekt wurde im M\u00e4rz 2024 abgeschlossen.<\/p>\n\n\n\n

Wie funktioniert es?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst wurde ein Organisationsteam aus Mitarbeitenden der Bereiche Digitalisierung und Organisation sowie der Ausbildungsbeauftragten gebildet, um das Azubi-Projekt konzeptionell zu entwickeln und zu planen.<\/p>\n\n\n\n

Im September 2023 fand ein Auftaktworkshop f\u00fcr die Auszubildenden au\u00dferhalb der Verwaltung statt. So wurde die klare Trennung zwischen Projektarbeit und Tagesgesch\u00e4ft verdeutlicht. Die Veranstaltung bereitete die Auszubildenden mit Informationen und verschiedenen Workshop-Methoden auf ihr Projekt vor.<\/p>\n\n\n\n

Den Auszubildenden wurden verschiedene Vorgaben zur Strukturierung ihrer ansonsten selbstst\u00e4ndigen Projektarbeit gemacht: So sollte es eine Budgetverhandlung mit B\u00fcrgermeister Karl Dieter W\u00fcnstel sowie eine Zwischenpr\u00e4sentation vor Weihnachten und eine Abschlusspr\u00e4sentation vor der Ver\u00f6ffentlichung des Tools geben. Die Pr\u00e4sentationen dienten dabei der R\u00fcckkopplung mit dem Organisationsteam. Als Ver\u00f6ffentlichungstermin wurde der 15. Januar 2024 festgelegt.<\/p>\n\n\n\n

Im weiteren Verlauf des Projektes diskutierten die Auszubildenden verschiedene Ans\u00e4tze, um Feedback zur Digitalisierung der Verwaltung einzuholen, unter anderem regelm\u00e4\u00dfige Veranstaltungsformat und Online-Tools. Das Ergebnis war das selbst entwickelte Tool \u201eDigitale Ideenwerkstatt\u201c. <\/p>\n\n\n\n

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Einblick in den halbt\u00e4gigen Auftaktworkshop: Neben Informationen wurden die Auszubildenden mit Workshop-Methoden auf ihr Projekt vorbereitet. Ziel war es, Teambildung und Probleml\u00f6sungskompetenz zu f\u00f6rdern. Hier sieht man das Team bei der Marshmallow-Challenge (aus 20 Spaghetti, einem Marshmallow und einer begrenzten Menge Klebeband und Schnur einen m\u00f6glichst hohen freistehenden Turm bauen).<\/em> (Foto: Verbandsgemeinde Jockgrim)<\/p>\n\n\n\n

Was hat sich durch das Projekt ge\u00e4ndert?<\/h3>\n\n\n\n

Die erfolgreiche Umsetzung des Azubi-Projekts „Digitalisierung“ hat die Ausbildung bereichert und das digitale Bewusstsein der Auszubildenden gef\u00f6rdert. Gleichzeitig wurde ein neues Tool eingef\u00fchrt, das den Kommunikationsprozess in Fragen der Digitalisierung zu verbessern hilft. Die erste positive Resonanz der Verwaltung auf das Tool zeigt, dass der aktive Beitrag der Auszubildenden zur Digitalisierung nicht nur gesch\u00e4tzt wird, sondern auch einen Mehrwert f\u00fcr die gesamte Organisation bieten kann. Aufgrund dieser Erfolge plant die VG Jockgrim, das Projekt regelm\u00e4\u00dfig zu Beginn des Ausbildungsjahres durchzuf\u00fchren, um die digitale Kompetenz der Auszubildenden kontinuierlich zu f\u00f6rdern.<\/p>\n\n\n\n

So wurde es gemacht<\/h2>\n\n\n\n

Ziel<\/h3>\n\n\n\n

Zum einen sollten gerade die Auszubildenden als zuk\u00fcnftige langj\u00e4hrige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fr\u00fchzeitig ihr digitales Bewusstsein (weiter-)entwickeln und ihre digitalen Kompetenzen erweitern. Ein eigenst\u00e4ndiges Projekt wurde hierf\u00fcr als geeigneter Einstieg angesehen.<\/p>\n\n\n\n

Zum anderen sollte im Pilotprojekt eine Kommunikationskanal geschaffen werden, der den Austausch von Ideen und Anliegen im Kontext der Digitalisierung f\u00f6rdert.<\/p>\n\n\n\n

Dieser Ansatz betont die Eigenverantwortung und Selbstst\u00e4ndigkeit der Auszubildenden und f\u00f6rdert gleichzeitig kreatives und l\u00f6sungsorientiertes Denken.<\/p>\n\n\n\n

Vorgehen<\/h3>\n\n\n\n

In der Verbandsgemeinde Jockgrim wurden bereits Erfahrungen mit Azubi-Projekten gesammelt. Daher lag es nahe, ein solches Projekt auch zum Thema Digitalisierung in der Verwaltung anzugehen. Zudem waren die Auszubildenden als Digital Natives und Mitarbeitende mit Einblicken in verschiedene Abteilungen der Verwaltung die idealen Projektmitarbeitenden, um ein Instrument zu entwickeln, das nah an den Bed\u00fcrfnissen der Betroffenen ist.<\/p>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst wurde ein Organisationsteam aus Mitarbeitenden der Bereiche Digitalisierung und Organisation sowie der Ausbildungsleiterin gebildet. Dieses erarbeitete den Arbeitsauftrag des Pilotprojektes:<\/p>\n\n\n\n

\u201eEntwickelt ein kreatives Instrument\/Tool oder (Veranstaltungs-)Format neu oder ein ggf. bestehendes weiter, das:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • dauerhaft daf\u00fcr genutzt werden kann, W\u00fcnsche, Ideen, Kritik, Sorgen etc. in Bezug auf \u201eDigitalisierung\u201c zu \u00e4u\u00dfern bzw. sich dar\u00fcber auszutauschen<\/li>\n\n\n\n
  • dazu beitr\u00e4gt \u201eDigitalisierung\u201c positiv wahrzunehmen<\/li>\n\n\n\n
  • einen interessanten Namen hat<\/li>\n\n\n\n
  • ihr mit eigenen Mitteln, analog oder digital bis zum Ende der<\/li>\n\n\n\n
  • vorgegebenen Projektdauer realisieren k\u00f6nnt<\/li>\n\n\n\n
  • alle KollegInnen nutzen k\u00f6nnen, auf Wunsch anonym\u201c<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Ebenso wurden verschiedene Vorgaben erarbeitet, um dem Azubi-Projekt einen Rahmen zu geben: Beginn des Projektes sollte der 13.09.2023 sein. Der Arbeitsauftrag sollte bis zum 15.01.2024 abgeschlossen sein. Um eine Zwischenbilanz zu ziehen und gegebenenfalls nachzusteuern, sollte vor Weihnachten eine Zwischenpr\u00e4sentation und eine weitere Pr\u00e4sentation vor der Ver\u00f6ffentlichung stattfinden.<\/p>\n\n\n\n

    Nach dieser Konzeptionsphase startete das Azubi-Projekt mit einem halbt\u00e4gigen Auftaktworkshop au\u00dferhalb der Verwaltung. Damit wurde der besondere Projektcharakter unterstrichen. Zudem wurden gezielt innovationsf\u00f6rdernde Workshopmethoden eingesetzt.<\/p>\n\n\n\n

    Anschlie\u00dfend organisierten die Auszubildenden ihre Arbeit selbst. Zun\u00e4chst fand eine Recherchephase zum Thema Digitalisierung sowie zu m\u00f6glichen Ans\u00e4tzen statt.<\/p>\n\n\n\n

    Schnell wurde klar, dass ein Veranstaltungsformat f\u00fcr regelm\u00e4\u00dfiges Feedback nicht in Frage kommt. Daher entschied man sich schlie\u00dflich f\u00fcr eine Art Formular im Intranet. Dieses wurde von den Auszubildenden selbst erstellt und getestet.<\/p>\n\n\n\n

    Zum Start des Tools f\u00fchrten die Auszubildenden eine selbstorganisierte Werbeaktion durch, um auf das neue Tool aufmerksam zu machen. Dazu wurden Schl\u00fcsselanh\u00e4nger und Flyer erstellt und zusammen mit einer S\u00fc\u00dfigkeit an die Mitarbeiter verteilt. Im M\u00e4rz fand ein finales Feedbackgespr\u00e4ch zwischen dem Organisationsteam und den Auszubildenden statt. F\u00fcr Mitte Mai 2024 ist die Ver\u00f6ffentlichung eines kurzen Werkstattberichts geplant.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Werbematerial: Ein selbstgedruckter Flyer, der das Tool erkl\u00e4rt, und als Giveaway ein Schl\u00fcsselanh\u00e4nger der Verbandsgemeinde. Die verteilten S\u00fc\u00dfigkeiten sind nicht im Bild. (Foto: Verbandsgemeinde Jockgrim)<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Aufwand<\/h3>\n\n\n\n

    F\u00fcr das Azubi-Projekt standen 500 \u2013 1.000 Euro zur Verf\u00fcgung. So fielen z.B. Kosten f\u00fcr die Verpflegung beim Auftaktworkshop an. Da die R\u00e4umlichkeiten einer Ortsgemeinde genutzt wurden, betrug die Raummiete nur ca. 250 Euro.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Die Give-aways f\u00fcr die Werbeaktion zur Einf\u00fchrung des Tools kosteten weitere rund 250 Euro. Die zus\u00e4tzlich verteilten Informationsflyer wurden mit \u201eBordmitteln\u201c erstellt und gedruckt.<\/p>\n\n\n\n

    Der personelle Aufwand f\u00fcr das Projekt betrug bei den Auszubildenden jeweils ca. zwei – drei Stunden pro Woche. Beim Organisationsteam lag der Aufwand bei ca. einer Wochenstunde pro Person. Da es sich um ein Pilotprojekt handelte, war der konzeptionelle und organisatorische Aufwand in einzelnen Phasen etwas h\u00f6her. Die Verwaltung geht davon aus, dass er sich bei weiteren Durchl\u00e4ufen verringern wird, da die erprobte Struktur beibehalten werden soll.<\/p>\n\n\n\n

    Verantwortliche<\/h3>\n\n\n\n

    Die Gesamtorganisation und Betreuung des Azubi-Projektes erfolgte durch den Digitalisierungsbeauftragten Simon Sterbenk, die Ausbildungsbeauftragte Ramona Gabel und Vanessa Rauch aus dem Bereich Organisationsentwicklung.<\/p>\n\n\n\n

    Die Umsetzung des Azubi-Projekts erfolgte eigenst\u00e4ndig durch die sechs Auszubildenden Eva-Maria Hugel, Anna J\u00e4ger, Lenny Kaeufling, Manuel Olze, Kiara Sch\u00e4fter und Luna Schlo\u00df.<\/p>\n\n\n\n

    Erfolgsfaktoren<\/h3>\n\n\n\n

    Wichtig f\u00fcr den Erfolg des Projektes war der Auftaktworkshop. Dieser fand au\u00dferhalb der Verwaltung in den R\u00e4umlichkeiten einer Ortsgemeinde statt. Dadurch war die Atmosph\u00e4re entspannter und es wurde der Projektcharakter au\u00dferhalb des Tagesgesch\u00e4fts deutlich.<\/p>\n\n\n\n

    Wichtig war auch, dass die Auszubildenden einerseits einen festen Rahmen mit Feedback hatten und andererseits selbstorganisiert arbeiten konnten. Dies f\u00f6rderte den Austausch der Auszubildenden untereinander. So konnten die unterschiedlichen Sichtweisen der Beteiligten produktiv genutzt werden. Gleichzeitig hatten die Auszubildenden gen\u00fcgend Struktur und Unterst\u00fctzung, um ein gutes und passendes Ergebnis zu erzielen.<\/p>\n\n\n\n

    Das erstellte Tool ist durch diesen Prozess benutzerfreundlich aufgebaut und kann weiterentwickelt werden. Somit ist eine weitere Nutzung des Tools gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n\n\n\n

    Stolpersteine<\/h3>\n\n\n\n

    Die Auszubildenden taten sich anfangs etwas schwer mit der Aufgabenstellung. Nach einer Phase der Recherche zum Thema und gemeinsamen Austausch konnten diese Anlaufschwierigkeiten jedoch \u00fcberwunden werden.<\/p>\n\n\n\n

    W\u00e4hrend des Projektes wurde deutlich, dass der Informationsfluss nicht immer optimal war. Aus Sicht der Auszubildenden gab es im Organisationsteam drei m\u00f6gliche Ansprechpartner. Das Organisationsteam will dies beibehalten, dennoch den teaminternen Austausch straffen.<\/p>\n\n\n\n

    In Bezug auf das Projektende setzten sich die Auszubildenden selbst unter Druck. Das Tool sollte unbedingt zum vorgegebenen Termin am 15.01.2024 online gehen. Als Lerneffekt konnte im abschlie\u00dfenden Feedbackgespr\u00e4ch hierzu festgestellt werden, dass bei einem solchen internen Tool grunds\u00e4tzlich zeitlicher Spielraum besteht, der in Abstimmung mit allen Projektbeteiligten \u00fcberpr\u00fcft werden kann.<\/p>\n\n\n\n

    Aus dem Kollegenkreis kamen vereinzelt Einw\u00e4nde, dass die zeitliche Belastung f\u00fcr die Auszubildenden zu hoch sei. Von den Auszubildenden selbst wurde dies nicht so empfunden. Es ist aber ein Aspekt, der bei zuk\u00fcnftigen Umsetzungen vom Organisationsteam im Auge behalten werden wird.<\/p>\n\n\n\n

    Ansprechpartner<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Sollten Sie Fragen zum Projekt haben, k\u00f6nnen Sie sich an folgenden Ansprechpartner wenden:<\/p>\n\n\n\n

    Verbandsgemeindeverwaltung Jockgrim
    Simon Sterbenk
    Tel: 07271 599-118
    E-Mail: digitalisierung@vg-jockgrim.de<\/p>\n\n\n\n

    \n\n\n\n

    F\u00fcr die Redaktion des Digital-Newsletters ist die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. verantwortlich.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n\n\n\n

    Der \u201cDigital-Newsletter\u201d wird unterst\u00fctzt von:<\/p>\n\n\n\n

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    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Teile dieses Artikels wurden auf Basis von \u00c4nderungsvorschl\u00e4gen einer KI-Assistentin \u00fcberarbeitet, um den Text pr\u00e4ziser und lesefreundlicher zu gestalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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